Telefon-KI Hey Telo mit KWP verbinden

Unbeantwortete Anrufe kosten Handwerksbetriebe Aufträge, manuelle Gesprächsnotizen binden wertvolle Kapazitäten im Büro. Mit der Integration der Telefon-KI Hey Telo in die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net steht KWP-Anwendern nun eine Lösung zur Verfügung, die beide Themen adressiert.

Als KWP-Partner begleiten wir Handwerksbetriebe bei der Bewertung, Einführung und Prozessintegration digitaler Lösungen. Im Folgenden fassen wir die wesentlichen Fakten zur neuen Integration zusammen.

Telefon-KI mit direkter Systemanbindung

KWP hat eine Partnerschaft mit Hey Telo geschlossen, einem Anbieter von Telefon-KI speziell für das Handwerk. Die KI nimmt Anrufe entgegen, qualifiziert das Anliegen und übergibt die Informationen strukturiert an die KWP-Software. Damit wird die telefonische Erreichbarkeit unmittelbar mit den internen Abläufen verknüpft.

Der Prozess im Überblick:

1. Anrufweiterleitung: Bei besetzter Leitung oder außerhalb der Geschäftszeiten wird der Anruf an Hey Telo weitergeleitet.
2. Gesprächsführung und Qualifizierung: Die KI erfasst das Anliegen gezielt, etwa Terminwunsch, Störungsmeldung oder Serviceanfrage.
3. Datenübergabe: Innerhalb weniger Sekunden wird der Vorgang als Aktivität in kwp-bnWin.net angelegt.
4. Bearbeitung: Das Büroteam arbeitet vollständig dokumentierte Vorgänge direkt in der Software ab.

Funktionsumfang der Integration

Die Anbindung deckt weit mehr ab als die reine Anrufannahme:

• Aktivitäten anlegen: Jeder Anruf wird vollständig dokumentiert und ist nachverfolgbar.
• Montageaufträge anlegen: Kundenanfragen werden ohne Zwischenschritt in Aufträge überführt.
• Terminvereinbarung: Termine für Kundendienst, Wartung und Beratung werden auf Basis der Monteursteuerung vergeben – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Route, Verkehrslage und Qualifikation.
• KI-Disponent für Wartungen: Anstehende Wartungstermine aus KWP werden routenoptimiert geplant und vereinbart.
• E-Mail-KI (Add-On): Das zentrale Postfach wird vorsortiert, Antwortentwürfe werden erstellt und E-Mails in Aktivitäten, Aufträge oder Termine überführt.

Voraussetzungen und Implementierung

Systemvoraussetzungen:

• kwp-bnWin.net ab Version 8.1 N0 (bzw. winSOFT 6.1 N0); für Montageaufträge und Terminvereinbarung ab Version 8.1 N4 (bzw. winSOFT 6.1 N4)
• aktive KWP Backend-API, wie sie auch für die KWP-Apps genutzt wird
• eine bestehende Hey-Telo-Lizenz
• empfohlen: Modul Aktivitäten-Management und Add-On Monteursteuerung

Implementierung: Die technische Anbindung ist mit geringem Aufwand umsetzbar. In der KWP-Software wird ein eigener Benutzer für Hey Telo mit definierten Zugriffsrechten angelegt. Anschließend erfolgt die Verknüpfung in Hey Telo über das Firmenkürzel. Die Konfiguration der KI wird in einem gemeinsamen Einführungstermin mit Hey Telo erarbeitet.

Unser Fazit

Die Integration von Hey Telo in kwp-bnWin.net verbindet Erreichbarkeit, Dokumentation und Disposition in einem durchgängigen Prozess. Für Betriebe mit hohem Anrufaufkommen und knappen Büroressourcen kann sie ein konkreter Hebel zur Entlastung des Teams und zur Sicherung von Aufträgen sein.

Entscheidend für den Erfolg ist jedoch nicht allein die Technik, sondern die saubere Einbettung in bestehende Abläufe. Als KWP-Partner unterstützen wir Sie dabei:

• Prüfung der technischen Voraussetzungen und eingesetzten KWP-Module
• Analyse Ihrer Kommunikations- und Dispositionsprozesse
• Begleitung der Einführung und Abstimmung der Konfiguration auf Ihren Betrieb

Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung, die vollständigen FAQ sowie das Bestellformular finden Sie im Beitrag von KWP.

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Quelle: KWP