Sachbezugsfreiheit bei Spezialfahrzeugen

In einer Stellungnahme des Bundesministerium für Finanzen (BMF) wurde im Rahmen einer Anfragebeantwortung unter anderem die steuerrechtliche Beurteilung der Nutzung von Spezialfahrzeugen thematisiert. Die Sachbezugsfreiheit bei Spezialfahrzeugen ist demnach fast nur noch mit Fahrtenbuch möglich.

Bei der Verwendung von Firmenfahrzeugen (mit Verbrennungsmotor) ist entsprechend der schon bisherigen Ansicht der Finanzverwaltung in folgenden Fällen kein steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen:

• Wenn ein Berufschauffeur das Fahrzeug, das nicht privat verwendet werden darf, nach der Dienstverrichtung mit nach Hause nimmt. Dies betrifft PKW, Kombi und Fiskal-LKW. 
• Wenn es sich beim genutzten Firmenfahrzeug um ein Spezialfahrzeug handelt, welches aufgrund der Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließt. Dazu zählen z.B. Pannenfahrzeuge von ÖAMTC und ARBÖ, Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank oder Einsatzfahrzeuge. Leicht entfernbare Einbauten reichen allerdings nicht für die Einstufung als Spezialfahrzeug aus. 

Nach Ansicht des BMF ist in diesen Fällen analog zu § 26 Z. 5 lit. a EStG von einem steuerfreien Werkverkehr auszugehen (siehe dazu die Randzahlen 175, 744 und 745 der Lohnsteuerrichtlinien).

Andere Privatfahrten

Hinsichtlich der Beurteilung anderer Privatfahrten, wie z.B. die Verwendung des Fahrzeuges für die Erledigung von privaten Einkäufen, gab es in der Vergangenheit keine eindeutige Regelung. Deshalb sind in der Praxis immer wieder Unklarheiten zur steuerrechtlichen Behandlung aufgetaucht. Besonders die Frage, ob derartige Fahrten – auch wenn sie nur gelegentlich erfolgen – zur Sachbezugspflicht führen, tauchte immer wieder auf. Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 wurde die Frage durch die Einführung der nachfolgenden Texpassage mit der Randzahl 175 eindeutig mit “Ja” beantwortet:

„Insofern das Spezialfahrzeug anderweitig privat genutzt wird, ist ein Sachbezug nach den allgemeinen Vorgaben zu berechnen. Siehe auch Rz 744 und 745 sowie Beispiel Rz 10175.“

Damit wurde klargestellt, dass sich das Privileg des Spezialfahrzeugs ausschließlich auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bezieht. Wird das Spezialfahrzeug auch anderweitig privat genutzt, ist ein (steuerpflichtiger) Sachbezug anzusetzen, wobei dann nach herrschender Ansicht bei der Ermittlung des Sachbezugswertes auch die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte einzurechnen sind. 

Verschärfte Kontrollen bei Lohnabgabenprüfungen 

In letzter Zeit herrschte eine verschärfte Prüfpraxis hinsichtlich der allfälligen anderweitigen privaten Verwendung von Spezialfahrzeugen. Deshalb ist bei der Anwendung der Sachbezugsfreiheit ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass nachweislich keine anderweitigen Privatfahrten erfolgen. Daher kommt die Frage einer möglicherweise erforderlichen Fahrtenbuchführung auf: 

Es ist davon auszugehen, dass in den meisten Fällen die Führung eines Fahrtenbuches oder einer anderen geeigneten Aufzeichnung (z.B. vollständige Erfassung aller dienstlichen Fahrten in einem Protokoll oder in einer Reisekostenabrechnung) erforderlich sein wird. Das BMF gesteht – anders als früher – keine besondere Beweiserleichterung für Spezialfahrzeuge mehr zu. Aus diesem Grund ist die genaue Dokumentation der einzelnen Fahrten durch Führung eines Fahrtenbuches zu empfehlen, um das Risiko von Diskussionen und drohenden Abgabennachzahlungen zu vermeiden.

Eine Ausnahme davon ist nur noch dann denkbar, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein komplettes Privatnutzungsverbot (d.h. auch das Verbot von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) vereinbart wird und dessen Einhaltung vom Arbeitgeber auch lückenlos kontrolliert wird, z.B. durch tägliche Hinterlegung des Fahrzeugschlüssels im Betrieb.

Es gilt zu beachten, dass sich die sozialversicherungsrechtliche Bewertung von Sachbezügen gemäß § 50 Abs. 2 ASVG nach den steuerlichen Bewertungsregeln richtet, sodass die vorstehenden Ausführungen auch für die Beurteilung der Beitragsfreiheit bzw. Beitragspflicht in der Sozialversicherung relevant sind.

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